ISO 14001 webinar

Onderstaand is een transcript van een ISO 14001 webinar dat is gegeven op 20-02-2020. Je kunt dit webinar gratis en vrijblijvend terugkijken door jezelf hier aan te melden.

Inleiding bij het ISO 14001 webinar

Goedemorgen allemaal. Ik zal mezelf eerst even voorstellen: Joost Fasen. Ik ben één van de certificatiespecialisten van Adviseurs 3.0. Ik hou mezelf met ongeveer 36 verschillende normen bezig, waaronder ook de ISO 14001.

ISO 14001 is één van de normen op het gebied van milieumanagement en het wordt steeds populairder. In aanbestedingen en op het gebied van eisen van klanten zien we dat terugkomen. Maar we zien ook dat steeds meer bedrijven uit zichzelf milieu centraler willen zetten in de organisatie en daarvoor eigenlijk een paar tools of handvatten voor zouden willen hebben. Ook zodat ze het naar buiten kunnen laten zien.

Wat is ISO 14001?

ISO 14001 is in feite een managementsysteem die ons de tools en handvatten geeft om ervoor te zorgen dat we milieu als vast element van de processen en de organisatie meenemen. Het doel is om ervoor te zorgen dat we inzichtelijk krijgen wat het effect van de organisatie is op het milieu, welke wet- en regelgeving we aan moeten voldoen en we daaruit ook gaan nadenken hoe we dat kunnen borgen. Daarnaast zou het ISO niet zijn als het niet ook een stukje continu verbeteren is.

We zien dat steeds meer bedrijven ervoor kiezen om naast ISO 9001 op kwaliteitsgebied, dus ISO 14001 toe te voegen. Dan heb ik direct goed nieuws voor je: er zit veel overlap in de normen waardoor het heel goed mogelijk is om dat gezamenlijk te doen. Daar kom ik gedurende dit webinar ook op terug. Uiteindelijk probeer ik jullie de belangrijkste highlights mee te geven.

Het doel van ISO 14001 is meerledig. Aan de ene kant krijg je meer inzicht in de milieuaspecten: welke aspecten hebben wij binnen onze organisatie die een effect hebben op het milieu. Denk aan transport: ieder bedrijf dat woon-werk verkeer heeft of transport van goederen heeft daarmee een effect op het milieu. Of denk aan energieverbruik: papier dat we printen en watergebruik. Dat is één van de eerste stappen om ervoor te zorgen dat we inzicht krijgen op het gebied van onze organisatie ten aanzien van het milieu.

Vervolgens willen we als doelstelling ‘compliance’. Compliance is heel breed. Het is de Engelse term voor ‘het voldoen aan wet- en regelgeving’. We hebben in Nederland een milieu wet- en regelgeving die best wel uitgebreid is. Daar is Nederland koploper in. Er zijn veel afspraken gemaakt waar we aan moeten voldoen. Helaas is die wet- en regelgeving niet altijd even transparant en duidelijk, en moeilijk omschreven. Dus dat is voor veel organisaties nog wel vaak een uitdaging. Ik ga jullie straks ook wat tools geven om daarmee aan de slag te gaan op een praktische manier.

Milieubewustzijn

Eén van de dingen die ISO 14001 centraal stelt, is milieubewustzijn. Het betekent dat je bij ieder proces wat je doet in het kader van milieu gaat denken. Denk aan inkoop: kopen we bepaald papier in of kijken we naar papier wat gerecycled kan worden, kopen we gevaarlijke stoffen in als grondstof of kunnen we dat bijvoorbeeld vervangen met minder gevaarlijke stoffen. Maar denk ook aan het ontwerpen en ontwikkelen van nieuwe producten: kunnen we nu al rekening houden met bepaalde dingen waardoor dat we straks bijvoorbeeld producten kunnen recyclen.

Wat veel terugkomt in productieomgevingen is energie verminderen door machines anders in te stellen, minder lang te gebruiken of aan het eind van de werkdag volledig uit te schakelen. Energiereductie dus. Dit is wereldwijd een van de belangrijkste thema’s over CO2-uitstoot wat daaraan gekoppeld is. Ik ga zo ook in op integratie van die normen, want we hebben natuurlijk nog meer milieu gerelateerde normen in Nederland.

Als laatste: continu verbeteren. We willen ervoor zorgen dat we met onze organisatie steeds minder negatieve impact hebben op het milieu. Daar ga je ieder jaar mee aan de slag en dat is het continu verbeteren aspect van de norm ISO 14001.

Milieunormen in Nederland

Er zijn dus meer normen die milieu betreffen. In Nederland kennen we de ISO 14001, die ook wereldwijd wordt gebruikt. Deze norm is heel breed. Daarom zien we dat er ook normen puur op energiegebied ontstaan. Aan de ene kant heb je dan ISO 50001 die ingaat op energiemanagement. Aan de andere kant is de CO2-prestatieladder op het gebied van CO2-uitstoot. De ISO 14001 norm gaat over alle milieuaspecten, inclusief gevaarlijke stoffen, afval en alles wat er verder bij komt kijken ten aanzien van het milieu.

In de MVO-norm (Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen) zijn er drie pijlers: People, Profit en Planet. Dat is ook een aanvulling ten aanzien van het milieu, maar deze is veel minder uitgebreid dan ISO 14001 vraagt. Uiteindelijk zijn er veel bedrijven die bijvoorbeeld in het kader van aanbestedingen de CO2-prestatieladder niveau 3 of 5 hebben behaald. Zij zien dat ze al een leuke basis van 50-60% hebben staan voor de ISO 14001. Hierbij moet je met je analyse en op gebied van wet- en regelgeving nog een stap verder gaan om een certificaat te kunnen behalen voor de ISO 14001.

Inzicht in milieuaspecten

De milieuaspecten zijn erg van belang bij ISO 14001. Hiervoor maken we een analyse om inzicht in die aspecten te krijgen: de zogenaamde milieuaspectenanalyse. Hierin kijk je naar de activiteiten en processen in het bedrijf en wat voor milieuaspect dat met zich mee brengt.

Om bewustzijn te creëren kijken we ook naar effect. Neem bijvoorbeeld de activiteit autorijden. Gebruik je hiervoor een benzine- of dieselauto, dan heb je te maken met emissie van uitlaatgassen. Dat zorgt uiteindelijk voor een deel van het broeikaseffect. Dit milieueffect zorgt er onder andere voor dat de ijslaag steeds kleiner wordt.

Eén van de vaste onderdelen van ISO 14001 is een goede analyse maken van je milieuaspecten. Dat noemen ze in de norm ‘milieuaspectenregister’. Na het opstellen moet dit jaarlijks worden herzien. We kijken daarbij verder dan alleen onze organisatie.

Stel je hebt een kantoororganisatie. Je hebt geen productieprocessen maar wel te maken met energie die je verbruikt in de kantoorruimte: pc’s, verlichting en papier dat verbruikt wordt. Die dingen komen direct van onze eigen werkzaamheden. Maar we hebben ook te maken met indirecte impact. Daarbij moet je denken aan bijvoorbeeld inkopen. We kopen tegenwoordig veel vaker en makkelijker even snel iets bij een Bol.com, want het is dan morgen geleverd. Als het boven de twintig euro is, wordt het zelfs de volgende dag gratis bezorgd. Daardoor ontstaat er situatie waardoor we veel meer transportbewegingen krijgen en van daaruit ontstaat meer emissie. Dat is ook een stukje impact wat we mee moeten nemen.

Eén van de dingen die nu heel erg speelt, is de hoeveelheid vluchten en hoeveel het vliegverkeer is. We gaan tegenwoordig steeds makkelijker op een vliegvakantie en dat heeft effect op het milieu. In ISO 14001 ga je wel inzichtelijk maken hoeveel vliegverkeer er is binnen de organisatie en of dat bijvoorbeeld minder kan. ISO 14001 verbiedt zeer zeker niet dat je vliegt, maar vraagt wel dat je bewust gaat nadenken over wat voor impact we hebben op het milieu. Uiteindelijk hebben we het milieu wel nodig om met z’n allen goed te kunnen blijven leven.

We kijken dus niet alleen naar waar je als organisatie direct impact op hebt ten opzichte van energie, papier en afval. Je kijkt ook naar wat je veroorzaakt door inkopen, het inhuren van onderaannemers of activiteiten op projectlocaties. Via de inzichten van directe impact en indirecte impact kom je tot een goed totaalbeeld in je milieuaspectenanalyse.

Het bewustzijn wordt steeds groter en dat zie je ook terug in het aantal certificeringen. De certificeringen voor ISO 14001 groeien jaarlijks 40-50% op dit moment. Niet alleen bouworganisaties, maar ook productieomgevingen en zelfs in de zakelijke dienstverlening met alleen maar kantoorpanden zetten ze de stap naar ISO 14001.

Opzet ISO 14001

Het milieumanagementsysteem staat net zoals systemen op gebied van kwaliteit, ARBO en informatiebeveiliging uit een bepaalde opzet. Dat heet de high level structure. Degene die met ISO 9001, 45001 en 27001 heeft gewerkt, kent die structuur.

De high level structure is een opzet bedacht vanuit de ISO-organisatie om het integreren van normen makkelijker te maken. Vroeger werden alle normen namelijk op een andere manier opgebouwd en werd het moeilijk voor een bedrijf om dit te integreren in het bedrijf. Hiervoor is een structuur opgesteld met tien vaste hoofdstukken. De opzet is gebouwd op het principe: Plan – Do – Check – Act. Oftewel:

• Plannen wat we willen bereiken
• Zorgen voor bewustzijn, procedures en afspraken om dat te kunnen behalen
• Het uitvoeren van verbeteringen
• Het bekijken van de resultaten. Brengen de acties wat met zich mee en moeten we dat bijsturen?

De eerste drie hoofdstukken zijn inleidend en er hoeft nog niet veel gedaan te worden. Vanaf hoofdstuk vier gaat het managementsysteem spelen. In eerste instantie brengen we onze context in kaart: wie zijn we, waar we goed in, waar moeten we rekening mee houden en welke activiteiten hebben we binnen onze organisatie. Vanuit leiderschap kijk je welke verantwoordelijke rollen er spelen binnen de organisatie om vandaar uit het plangedeelte in te gaan. Dit is misschien wel het belangrijkste hoofdstuk van ISO 14001. In dit hoofdstuk wordt gevraagd om inzicht te krijgen in de milieuaspecten, wet- en regelgeving en doelstellingen om de impact en effect op het milieu te beperken.

Bedrijven die al ISO 9001 hebben, moeten in dit hoofdstuk het meeste toevoegen. Later in de norm is het dan weer wat minder werk om de integratie en uitbreiding van kwaliteit naar milieu te bewerkstelligen. Uiteindelijk komen we in hoofdstuk zeven bij benodigde resources en in hoofdstuk acht bij benodigde procedures en instructies. Ook kijken we naar voorbereid zijn op noodsituaties en het hebben van een noodplan. Van daaruit gaan we uiteindelijk evalueren via interne audits en prestatiemeters.

Jaarlijks beoordelen we dan of we voldoen aan wet- en regelgeving en we stellen de zogenaamde directiebeoordeling op. We krijgen natuurlijk heel veel informatie hieruit en daar willen we ons op gaan verbeteren. In hoofdstuk tien kijken we naar omgaan met afwijkingen, de oorzaak analyseren en het continu blijven verbeteren.

De continue verbetercyclus vinden veel bedrijven nog een uitdaging. Op een gegeven moment heb je de meeste dingen wel ingesteld. Stel dat je alleen maar in een kantooromgeving werkt. Je hebt net nieuwe ledverlichting, je hebt ingesteld dat je altijd automatisch dubbelzijdig print zonder kleur, je print al zo min mogelijk en een aantal van de medewerkers rijdt in elektrische auto’s. Hoe moet je dan verder blijven verbeteren? Hierbij wordt indirecte impact belangrijk.

Contextanalyse

Zoals gezegd: we beginnen vanuit de context. Veel organisaties maken een jaarplan. Daar staat een beschrijving in van de missie, visie en een SWOT-analyse waarin sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen staan. Maar er zijn weinig bedrijven die daarin milieu meenemen. ISO 14001 vraagt wel welke sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen we hebben ten aanzien van het milieu om van daaruit daadwerkelijk de verbeterslag te gaan maken. Dat doe je middels de contextanalyse.

Vaak wordt dat ook direct toegevoegd aan de SWOT-analyse. Dat betekent niet dat we twintig punten aan de SWOT moeten toevoegen. Vaak kan je wel zien dat een bedrijf een sterk bewustzijn heeft ten aanzien van het milieu. Misschien is er al een vrij modern machinepark of heel veel nieuwe auto’s die elektrisch rijden. Misschien hebben we nog wel een kans door zonnepanelen op het dak te leggen en daar investeringen voor te doen. En bedreiging zoals wijzigingen in wet- en regelgeving of zelfs het weer waar rekening mee moet worden gehouden.

Stakeholderanalyse

Als we dat inzichtelijk hebben gemaakt, gaan we naar de volgende stap: stakeholderanalyse. Ook voor mensen die andere normen kennen is de stakeholderanalyse redelijk bekend. Je kijkt naar welke belanghebbende er zijn, welke invloed hebben ze op de organisatie en hebben ze daar ook interesse bij. Als we weten welke stakeholders daadwerkelijk van belang zijn, kunnen we in de volgende fase kijken wat zij van ons verwachten.

Een voorbeeld is dat klanten de eis stellen dat je bezig bent met CO2-reductie of dat je bepaalde producten verpakt in gerecycled materiaal. Als dat soort dingen spelen, komen die in een stakeholdersanalyse naar boven. Ten opzichte van de ISO 9001, die ook vraagt om een stakeholderanalyse en analyse van verwachtingen, vraagt ISO 14001 ook naar de eisen. Welke verwachtingen zijn dusdanig sterk dat het niet gewoon een verwachting is, maar een harde eis waar je aan moet voldoen om verder te kunnen met jouw organisatie. Er zijn ook klanten die zeggen dat je bepaalde aspecten mee moet nemen. Dan komt de stakeholderanalyse naar voren als eis en hierbij moet je monitoren of je aan die eisen kunt voldoen.

Risicomanagement

Afhankelijk van het type organisatie wat je bent, ga je vrij diep in op je milieuaspecten. Je moet proberen de risico’s zo goed mogelijk in kaart te brengen, daarin je analyse op los te laten en te kijken wat echt van belang is en waar je de meeste aandacht aan moet spenderen. Je kijkt dus naar welke activiteit je hebt, welk milieuaspect dat is en wat voor impact dat heeft op de organisatie.

Bijvoorbeeld een schoonmaakbedrijf (of überhaupt de activiteit ‘reinigen’), het schoonmaken van productieomgevingen of het kantoor. In sommige omgevingen werken ze nog wel eens met een hogedrukspuit. Al het water gaat vervolgens het riool in. Dan hebben we te maken met het lozen van water. Dat is een milieuaspect, want er kunnen vervuilende stoffen in het water zitten. We kunnen dus te maken krijgen met watervervuiling binnen onze omgeving. Daar zijn wetten over, dus daarbij is het belangrijk om je wet- en regelgeving goed in kaart te brengen.

Wet- en regelgeving

We zijn teruggegaan van vroeger (waarin ieder bedrijf een zogenaamde omgevingsvergunning en milieuvergunning kreeg waarbij iemand vanuit de overheid langs kwam met een setje eisen waar je aan moest voldoen), naar het activiteitenbesluit. We versoepelen de regels voor bedrijven steeds meer waarin we per moment kijken of een bedrijf een vergunning nodig heeft of niet. Bedrijven zijn hierbij ingericht in drie verschillende types:

1. Type A bedrijven: kantoorgebouwen, milieutechnisch gezien niet heel erg interessant.
2. Type B: vaak productiebedrijven die niet met heel veel zware chemie werken of waar niet heel veel speciale extra milieuaspecten spelen anders dan wat een gemiddeld doorgenomen bedrijf daarin heeft.
3. Type C: zware chemiebedrijven of die met veel bodembedreigende stoffen werken. Die krijgen nog daadwerkelijk een vergunning.

Hoe toets je dat?

Vroeger kregen we dus een vergunning met keiharde eisen en dat was met ISO 14001 wel handig. Nu zijn de meeste bedrijven type A of B. Je moet nu zelf uitzoeken welke wet- en regelgeving voor jouw organisatie van toepassing is. Hiervoor is een module gemaakt: de AIM-module, de Activiteitenbesluit Internet Module. Via de online website krijg je de optie om allerlei gegevens in te vullen over jouw organisatie en een uitdraai terug te krijgen van alle wet- en regelgeving die van toepassing zijn, met een verwijzing naar eventuele extra richtlijnen. Dit maakt het makkelijker en zorgt ervoor dat je jaarlijks die module zou kunnen doorlopen om inzichtelijk te maken welke wet- en regelgeving van toepassing is op jouw organisatie, zodat je daar de juiste maatregelen op kunt nemen.

Het is wel van belang dat je kijk naar verwijzingen en andere regelingen. Stel, je werkt met gevaarlijke stoffen. In de bouw wordt er bijvoorbeeld veel gewerkt met een aspunt, spuitbussen in grote getallen en olie die we opslaan. Op het moment dat je dat hebt, wordt er vanuit de AIM-module verwezen naar een PGS-regeling of een andere regeling waar je aan moet voldoen. Je maakt hiervoor een overzicht waar in je zegt welke onderwerpen een bepaalde wetgeving hebben, een verwijzing daarnaar, welke onderdelen van die norm relevant zijn voor jou en de kern van de eis. Dat zorgt ervoor dat je alle regelingen naast het activiteitenbesluit goed overzichtelijk hebt voor jezelf.

Hier vragen ze ook naar tijdens een auditgesprek en je moet kunnen aantonen dat je jaarlijks dit overzicht hebt geactualiseerd. Gelukkig is daar ook weer een handige tool voor online. We hebben de website infomil.nl waar je jezelf kunt inschrijven voor de nieuwsbrief. Je krijgt dan bij iedere wetswijziging een mail hierover. Vaak zit er ook een hele concrete samenvatting bij wat het uiteindelijk voor jouw organisatie gaat betekenen.

Directe en indirecte doelstellingen

Als we de wet- en regelgeving inzichtelijk hebben, moeten we maatregelen hebben genomen. Maar we willen ook continu blijven verbeteren. Dat doen we dus door doelstellingen te maken. Net noemde ik al even dat het voor bedrijven soms lastig is om verder te verbeteren als ze hun doelstellingen hebben voltooid. Dan ga je van direct ook naar indirecte effecten kijken en kun je ook indirecte doelstellingen stellen.

Als voorbeeld: direct effect is het verminderen van papierverbruik, energieverbruik en CO2-uitstoot. Ga je indirect kijken, dan kun je ook van je leverancier eisen dat hij zelf ISO 14001 gecertificeerd is en zelf actief bezig is met milieumanagement. Of je vraagt van je transporteur dat deze rijdt in een nieuwe vrachtwagenvloot met de meest recente technologische opties om uiteindelijk emissie te kunnen beperken. Dat zijn keuzes die je kunt maken en samenvoegen in de doelstellingen die je voor jouw organisatie opzet. Dus kijk niet alleen naar je eigen organisatie maar ook wat je naar buiten voor effect kan hebben bij de doelstellingen.

Actieplan

Voor het realiseren van de doelstellingen hebben we een actieplan nodig, en daarvoor moeten we die doelstellingen SMART maken. Zorg ervoor dat je ook acties benoemd, een verantwoordelijke, dat je er een deadline aan koppelt en tussentijds evalueert.

Een van de valkuilen die je bij veel milieubedrijven ziet ten aanzien van ISO 14001, is dat ze een doelstelling voor een jaar stellen. Je kunt zeggen dat je vóór eind 2023 bijvoorbeeld 10% energiereductie bereikt wilt hebben. 10% in een jaar bereiken is vaak heel erg lastig. Over drie jaar is dat realistischer en je geeft jezelf er wat meer tijd voor. Als je jaarlijks goed blijft monitoren, kun je daar op een goede manier tijdig bijsturen als het niet lukt.

Daarnaast geef ik zelf altijd mee: je hebt te maken met absolute doelstellingen en relatieve doelstellingen. Als je een doelstelling stelt dat je 10% energiereductie wilt hebben, dan stel je dus eigenlijk de doelstelling dat je absoluut 10% wil bereiken. Ongeacht productie of twee shiften draaien waardoor dat je het veel drukker hebt gekregen. Dan wil je nog steeds ten opzichte van het huidige niveau 10% hebben verlaagd. Je ziet steeds vaker dat bedrijven kijken naar relatieve doelstellingen en kijken naar wat ze al verbruiken, en van daaruit die 10% reductie willen bereiken. Als je groeit, wil dat niet meteen zeggen dat je je eigen doelstellingen dan niet meer kunt bereiken.

Communicatie

Communicatie is intern en extern van belang. Je wilt zorgen voor bewustzijn. Dus in de interne communicatie en de normale overlegstructuur willen we milieu meenemen. Veel bedrijven doen dat op veiligheidsgebied met bijvoorbeeld toolboxen. Dan zou je ook bijvoorbeeld eens een milieu onderwerp mee kunnen nemen. Daarnaast wil je naar buiten communiceren. Bijvoorbeeld door op je website de beleidsverklaring neerzet. Maar we hebben bijvoorbeeld ook contact met bevoegd gezag van de overheid als er bijvoorbeeld een incident is geweest. Dat soort communicatie wil je goed in je grip gaan krijgen.

Een heel milieumanagementsysteem bestaat uiteindelijk uit twee elementen. Aan de ene kant duidelijk beleid met doelstellingen. Aan de andere kant gedocumenteerde informatie.

Gedocumenteerde informatie bestaat uit alle procedures, instructies en registraties die we hebben om ervoor te zorgen dat het hele systeem goed loopt. We zien overal terugkomen dat je er op een beheerste manier mee om moet gaan. Je werkt bijvoorbeeld met versienummers. Er wordt eigenlijk gewoon gezegd: beheers je documentatie, zorg dat alles up-to-date is, dat het herkenbaar is en dat het op de juiste manier verspreid gaat worden zodat iedereen toegang heeft tot de informatie die daadwerkelijk nodig is.

Beheersing van werkzaamheden

Uiteindelijk moeten we onze werkzaamheden gaan beheersen. We hebben onze milieuaspecten vastgesteld. Daarmee laten we zien wat de belangrijkste aspecten zijn, welke effecten deze hebben en welke maatregelen genomen moeten worden om dat te verminderen. Als je in de ontwikkelkant zit van producten kan het zijn dat je hele proces (van grondstoffen tot en met recycling) al op milieugebied kan werken. Je kijkt in de gehele organisatie vooruit waar je milieutechnisch zaken en processen kunt beïnvloeden. Dus inkoop is bezig met duurzaam inkopen en productie is bezig met afvalreductie. Wat ook vaak gebeurt, is dat de KAM-coördinator de afvalregistraties aan het opvragen is en met leveranciers bezig is terwijl dat echt wel een onderdeel is dat bij inkoop thuishoort.

We kijken ook eventueel naar uitbestedingen. Er zijn steeds meer organisaties die kiezen om heel veel van hun processen uit te besteden. Bijvoorbeeld hele productie processen. De stelregel is: hoe meer je uitbesteed, hoe meer je ook rekening moet houden met het milieu. Dus denk ook na over wat dat betekent voor extra transportbewegingen, of hoe milieuvriendelijk een partner is met zijn organisatie. Is deze partner al ISO 14001 gecertificeerd of gaan we daar eisen aan stellen? Het zijn allemaal dingen waar je bewust over moet nadenken. ISO 14001 stelt geen harde eisen daaraan, alleen dat je beslissingen neemt om het negatieve milieueffect van jouw totale organisatie zoveel mogelijk te beperken.

Ook het voorbereid zijn op noodsituaties is van belang. Aan de ene kant moeten we een goed plan en een goede coördinatie hebben. We moeten goed inzichtelijk brengen wat er fout zou kunnen gaan ten opzichte van het milieu. Bijvoorbeeld of er kans is op een lekkage, brand of ontploffingsgevaar. Daar maak je een noodplan op. Dat voer je uit en ga je trainen zodat als het eens gebeurt, je er op een goede manier op reageert.

Prestatiemeters

Een van de dingen die ik veel zie gebeuren bij bedrijven, is dat ze niet hebben nagedacht over de prestatiemeter voor ze beginnen aan de ISO 14001 certificering. Denk bijvoorbeeld aan de hoeveelheid energie die je verbruikt. Dat kan jaarlijks of maandelijks worden bekeken. Bij bedrijven waar echt veel energie wordt verbruikt (bij 200.000-300.000 kilowatt per jaar of meer) zie je dat ze zelfs op machine niveau gaan meten. Zo weten ze welke machine het meeste elektra verbruikt en kijken ze hoe ze dat kunnen verminderen.

Prestatiemeters moeten uiteindelijk gekoppeld zijn aan jouw milieuaspecten. Dus stel dat elektraverbruik een van jouw belangrijkste milieuaspecten is, dan kan het niet anders zijn dat elektraverbruik ook een KPI is van jouw organisatie en dat je daar dus ook op meet. Op het moment dat afval het belangrijkste is, dan zul je ook afval terugzien. Dus pak daarom ook goed terug op je milieuaspecten om vanuit daar te kijken naar je vijf grootste risico’s op milieugebied. Hiervoor hanteer je dan een aantal KPI’s om dat continu te blijven monitoren en maatregelen te kunnen nemen als iets niet goed gaat.

Controle op naleving wet- en regelgeving

We hebben de wet- en regelgeving in kaart gebracht in hoofdstuk 6 bij ISO 14001. Nu gaan we toetsen of we eraan voldoen. Daar helpt de AIM-module je ook weer bij. Op het moment dat je een uitdraai hebt gemaakt, van de wet- en regelgeving die van toepassing is op jouw organisatie, benoem je in een Excel bestand concreet alle maatregelen die je zou moeten implementeren. Zo kun je per maatregel bekijken of je eraan voldoet.

Bijvoorbeeld je stookinstallatie. Die moet onderhouden en gekeurd worden. Als je dat gedaan hebt, zet je een vinkje neer. Heb je dat niet gedaan, dan moet je dat verbeteren en maatregelen treffen. Zorg er dus voor dat je alle wet- en regelgevingen checkt of je daar daadwerkelijk aan voldoet.

Interne audits & directiebeoordeling

We bedenken een systeem en processen. Met interne audits gaan we toetsen of dat systeem aan de norm voldoet, en of de processen en de uitvoering ervan voldoen aan de gemaakte afspraken. Uiteindelijk hebben we jaarlijks middels een zogenaamde directiebeoordeling een conclusie over het geheel. Werkt het milieumanagementsysteem voor ons en hebben we daarmee bepaalde resultaten en doelstellingen bereikt, of moeten we nieuwe doelstellingen instellen?

Je kijkt ook vooruit naar volgend jaar: komen er veranderingen binnen de organisatie die een effect kunnen hebben op ons op milieugebied? Denk bijvoorbeeld aan een verbouwing of verhuizing. Je kijkt ook vooruit naar eventuele wet- en regelgeving wijzigingen.

Tips

Plan:

• Stap 1: Bepaal doel en visie: je milieubeleid. Wil je het meest groene bedrijf zijn of is je doel om in ieder geval te voldoen aan wet- en regelgeving en waar nodig een stapje verder te gaan.
• Stap 2: Breng de milieuaspecten en wettelijke eisen in kaart.
• Stap 3: Doelstellingen opzetten.

Do:

• Stap 4: Stel taakomschrijvingen voor kritische functies op. Stel opleidingsbehoeften vast. Bij Inkoop kunnen taken en verantwoordelijkheden komen te staan over verantwoordelijkheid van duurzame inkoop.
• Stap 5: Bepaal je interne en externe communicatie. En zorg voor bewijs.
• Stap 6: Beheers je processen en registreer afwijkingen.
• Stap 7: Breng noodsituaties in kaart. En oefen hiermee.

Check:

• Stap 8: Bepaal prestatiemeters en zet hiervoor registraties op.
• Stap 9: Voer een controle uit op de naleving van de wet- en regelgeving en voer een interne audit uit.

Act:

• Stap 10: Voer de directiebeoordeling uit. Je corrigerende maatregelen, processen en afwijkingenproces gaat altijd pas lopen op het moment dat je ergens hebt vastgesteld dat je niet voldoet aan wet- en regelgeving. Er wordt verwacht dat je als je iets vaststelt, je goed nadenkt over de oorzaakanalyse en vanuit daar zegt welke maatregelen getroffen moeten worden om uiteindelijk weer te voldoen aan wet- en regelgeving. De auditor komt kijken of het systeem werkt, niet of je voldoet aan wet- en regelgeving.

Afsluiting

Bovenstaand is een transcript van een ISO 14001 webinar dat is gegeven op 20-02-2020. Je kunt dit webinar gratis en vrijblijvend terugkijken door jezelf hier aan te melden.