ISO 45001 webinar

Onderstaand is een transcript van een ISO 45001 webinar dat is gegeven op 20-02-2020. Je kunt dit webinar gratis en vrijblijvend terugkijken door jezelf hier aan te melden.

Inleiding bij het ISO 45001 webinar

Goedemiddag allemaal. Ik zal mezelf even voorstellen. Ik ben Joost Fasen. Eén van de adviseurs van Adviseurs 3.0. Vandaag gaan we kijken naar ISO 45001. Deze norm is op het gebied van ARBO. We kijken naar gezondheid en veilig werken.

We geven een basis introductie over ISO 45001 en kijken waar het matcht met andere veiligheidsnormen. Zeker in Nederland hebben we meerdere normen die gecertificeerd worden. Daarnaast geef ik jullie wat informatie geven over hoe je dit project op de goede manier aan kan vliegen.

Zoals gezegd, ben ik Joost Fasen. Ik ben actief op heel veel verschillende normen. Onder andere op de ISO 45001. Ik doe dat inmiddels al tien jaar bij kleine bedrijfjes, van één tot twee man, tot grote multinationals met 150.000 man. Alles zit daar wel tussen, ook allemaal verschillende soorten branches. Het is leuk om te zien dat er overal andere risico’s spelen en andere zaken nodig zijn om op een goede en veilige manier te werken, en vooral het bewustzijn te creëren.

Uiteindelijk draait ISO 45001 heel simpel om veiligheid, gezondheid en ervoor zorgen dat we zo lang mogelijk op een goede manier kunnen blijven werken. Zo dadelijk komen we direct bij een aantal verschillen ten opzichte van andere normen. Zoals VCA, die is heel erg gericht op de werkvloer. ISO 45001 gaat ook over cultuur en nadenken over bewustzijn creëren binnen de organisatie. Het zijn niet alleen maar de harde zaken, zoals veilig werken op projectlocatie, maar ook stress en risico’s die ontstaan rondom omgang en veel op de weg zijn. Allemaal elementen die bij veiligheid en gezond werken zeker van toepassing zijn.

Belang in Nederland

Waarom is dat in Nederland zo van belang? In eerste instantie willen we gewoon een veilige en gezonde werkomgeving. We zeggen altijd dat we in Nederland best wel ver zijn. Maar als je gaat kijken naar het aantal ongevallen wat gebeurt, is dat best wel schokkend. We zitten nog steeds op 200.000 ongevallen per jaar. Daarvoor zijn er 2300 dusdanig ernstig dat er sprake is van blijvend letsel en/of ziekenhuis opname. En ja, in Nederland hebben we nog steeds te maken met 60 doden gedurende het werk per jaar. Dat komt er op neer dat iedere week nog wel één of twee dodelijke slachtoffers zijn door ongevallen op de werkplek.

Dus ondanks dat we er al jarenlang mee bezig zijn en zeer zeker verder zijn dan veel andere landen (zeker buiten Europa), zie je toch nog steeds dat er ook in Nederland best veel ongevallen gebeuren met zwaar gevolg.

Vaak kennen we met routinematige zaken onze risico’s goed. Daarin nemen we ook de juiste maatregelen. Maar het werken in een risicovolle situatie die we niet gewend zijn, is een oorzaak voor veel ongevallen. Ook het feit dat we vaak een te kort op arbeidskrachten hebben ,waardoor er veel tijdsdruk is en we dingen gehaast gaan doen, zorgt ervoor dat er veel ongevallen gebeuren.

Als we naar de top drie gaan kijken van ernstige meldingen, zijn dat deze oorzaken:

1. Val van een dak, vloer of platform. Als we op een dak staan en we zekeren ons niet, nemen daarin onverantwoorde risico’s. Als je van een dak valt, is het effect vaak direct zwaar. Ook op de werkvloer zien we dat we door drukte en tijdsgebrek snel een onveilige werkomgeving creëren, doordat de orde en netheid niet goed is.
2. Het gebruik van een ladder of trap zorgt ook voor veel ongevallen. We springen bijvoorbeeld eventjes snel op een ladder die niet op een goede, stevige ondergrond staat.
3. Rennen over steigers met bouwmaterialen waar we ons niet vast kunnen houden.

Dat zijn risico’s die zeer zeker van belang zijn en waar we veel aandacht aan moeten besteden. We moeten er dus echt naar toe dat we zo bewust mogelijk zijn over risico’s en alle vlakken van veilig en gezond werken.

Uiteindelijk zie je ook een verschuiving dat het niet alleen over veiligheid van projecten gaat (de harde veiligheidskant zoals we het vaak noemen), maar ook hoog ziekteverzuim door bijvoorbeeld werkstress, burn-outs en ergonomische klachten doordat bureaus en stoelen niet op de juiste manier staan ingesteld. Dat zijn allemaal dingen waar we best wel veel mee te maken hebben. We worden ons ook steeds bewuster van het feit dat we er iets mee moeten doen. Zelfs internationaal was er een roep om hierop te certificeren.

Waarom ISO 45001?

We kenden in het verleden het zogenaamde OHSAS 18001. Dit is ooit een keer opgezet door BSI, die niet zo bekend was omdat het geen ISO naam had. Zo was ISO 9001 bekend op kwaliteitsgebied en ISO 14001 op milieugebied. Dan komt er ook een norm op veiligheidsgebied, en dat werd de ISO 45001.

Deze norm bestaat uit een aantal zaken die we al regelmatig doen, maar ook zaken die we binnen de meeste organisaties helemaal niet doen. We komen straks termen tegen zoals consultatie, participatie en de standaard risico-inventarisatie. Het grootste verschil is dat zaken in de ISO 45001 dynamisch dienen te zijn en dus elk jaar opnieuw bekeken moet worden. Bewustzijn, toolboxen en communicatie zijn ook belangrijke thema’s waar aandacht aan gaan besteden.

Andere normen

We hebben meerdere normen op veiligheidsgebied. We hebben natuurlijk de VCA. Deze norm is vooral bekend in bouwgerelateerde ondernemingen, maar we zien steeds vaker dat VCA ook in andere branches de standaard is. VCA is, binnen de projecten, meer op de werkvloer gericht en niet zo zeer op management, bewustzijn en veiligheid binnen de gehele organisatie zoals bij ISO 45001.

In Nederland hebben we ook de Veiligheidsladder. Die is inmiddels best wel een aantal jaren terug gelanceerd. Recentelijk hebben de meest grote spelers in de bouw gezamenlijk de zogenaamde governance code Bouw met elkaar afgesproken en gelanceerd. In die code wordt een stukje over de Veiligheidsladder geëist waardoor de veiligheidsladder populairder is geworden. Met deze ladder wordt nog meer op cultuur en gedrag gefocust.

ISO 45001 is nog niet heel bekend, maar we verwachten dat dit binnen nu en een jaar wel zo gaat zijn. Wat we zien gebeuren, is dat er in de ISO wereld best wel een roep is om de ISO 45001 naar voren te krijgen. Deze norm is namelijk internationaal. Branches en bedrijven die internationaal werken kiezen sneller voor de ISO 45001, want de VCA en Veiligheidsladder zijn nog niet bekend in het buitenland.

ISO 45001 vs VCA

Als je ISO 45001 gaat vergelijken met de VCA, zie je een aantal verschillen. ISO 45001 is een internationale norm met een compleet managementsysteem gericht op verbetering, cultuur en participatie binnen de gehele organisatie. Er is maar één versie van de norm die ook gericht is op continue verbeteren. Er zijn geen eisen met betrekking tot milieu en je moet interne audits doen.

VCA technisch zijn met de laatste updates de belangrijkste eisen rondom het milieu vervallen. Daar zie je dat het wel verplicht wordt gesteld om met werkplekinspecties te werken. Je richt je met de norm alleen op risicovolle functies en je kunt op drie verschillende niveaus met de VCA werken. De VCA wordt alleen in Nederland en België, en sommige omringende landen zoals Polen, gehanteerd.

Bedrijven die internationaal willen opereren zullen sneller naar de ISO 45001 grijpen. Niet alleen vanwege de internationale kant, maar ook omdat ze al ISO normen in het bedrijf hebben toegepast. Er zijn weinig bedrijven die ISO 45001 implementeren die nog niet ISO 9001 voor kwaliteit en ISO 14001 voor milieu hebben. ISO 9001 is vaak een basis en ISO 14001 komt vervolgens als eerste eis naar voren. Bij bepaalde branches en grotere organisaties worden ARBO en veiligheid steeds meer gevraagd.

Opzet ISO 45001

De norm is opgezet volgens de high level structure. Deze structuur is een vaste opzet van tien hoofdstukken. De bedoeling van deze vaste indeling is om de integratie van verschillende normen makkelijker te maken. Hierdoor krijg je een goed lopend managementsysteem waarbij je alle elementen van de norm beter kan borgen en beheersen, en bekijk je je processen vanuit meerdere oogpunten.

De eerste drie hoofdstukken zijn gericht op introductie van de norm. Daar doe je in het opzetten van je managementsysteem niets mee. Het begint vanuit de context van de organisatie. We kijken naar wie zijn we, wat doen we, wat is er van belang, welke stakeholders hebben we, waar zijn we goed in, waar zijn we slecht in en welke activiteiten hebben we.

Via leiderschap stellen we een beleid en verantwoordelijkheden in de organisatie af. Vervolgens brengen we de risico’s, wetgeving en planning in kaart. Als we dat in kaart hebben, gaan we ondersteunende processen inrichting zoals HR, middelenbeheer en communicatie. De uitvoerende processen van de organisatie gaan we daarna beheren. En we richten de evaluatie van de prestaties in door alles te meten wat je doet door middel van KPI’S, audits en een directiebeoordeling. De resultaten hiervan bekijk je en probeer je te verbeteren.

Contextanalyse

De norm begint dus met de contextanalyse. Eén van de eerste stappen die je moet doen, is vaststellen waar je als organisatie (op het gebied van ARBO en gezond en veilig werken) goed in bent en waar niet, waar kansen liggen op verbetering en wat de bedreigingen zijn. De zogenaamde SWOT-analyse.

Veel bedrijven hebben al een jaarplan of SWOT-analyse in het kader van ISO 9001 en 14001, dan kun je dit soort punten gewoon toevoegen. Je kijkt goed naar de sterktes en punten waaruit blijkt dat ze niet zo sterk zijn, en je kijkt naar kansen op de markt. Zijn er bijvoorbeeld vanuit de wetgevingskant mogelijkheden tot samenwerkingen met onderaannemers of is krapte op de arbeidsmarkt een bedreiging? Deze informatie gebruik je later in de norm om daarop ook verbeteringen aan te gaan brengen.

Als volgende stap kijk je wat er wordt verwacht. Welke stakeholders en relevante belanghebbende hebben we die op een bepaalde manier invloed op jouw organisatie kunnen uitoefenen en daar soms ook interesse of belang bij hebben om dat daadwerkelijk te doen. Die groep probeer je in kaart te brengen. Dat kan heel breed zijn. Intern kunnen dat je directie, collega’s en management team zijn. En extern kunnen dat onderaannemers, leveranciers, de samenleving, bevoegd gezag en eventueel de buren zijn.

Welke van deze interne en externe belanghebbende zijn echt van belang voor jouw organisatie en wat verwachten ze van jou? Een medewerker verwacht bijvoorbeeld een veilige werkomgeving, kunnen werken met goede en veilige beschermingsmiddelen, met machines die goed onderhouden worden en gekeurd zijn. De overheid verwacht dat je voldoet aan wet- en regelgeving en tegelijkertijd dat je de melding doet bij de inspectie SZW als er ergens een ernstig ongeval gebeurt.

Bij zo’n analyse ga je kijken of er dingen zijn die nu nog niet ingericht zijn maar wel worden verwacht of geëist. Dat is de laatste stap in het stakeholderanalyse verhaal: dat we niet alleen kijken wat er van ons verwacht wordt, maar ook wat er concreet van ons geëist wordt.

Het kan namelijk voorkomen dat bedrijven van klanten bepaalde eisen krijgen. Je krijgt een checklist die je moet invullen hoe je eraan voldoet. Het kan verder gaan dan gewone ARBO wetgeving. Er wordt ook wel eens wat geëist betreffende rapportages die je moet aanleveren aan een klant over ziekteverzuim.

Leiderschap

Als je dan gaat kijken op het gebied van veilig en gezond werken, zie je dat 80% heeft te maken met cultuur en bewustzijn. Cultuur en bewustzijn ontstaan natuurlijk wel uit leiderschap. Wat je dan nodig hebt is een directie die dit hoog op de agenda plaatst, het van belang vindt dat er een goede en veilige werkomgeving is, tijd en middelen ter beschikking stelt om dat op een goede manier in te richten en die daar dan ook achter staat.

Zo moet dan ook uiteindelijk een goede beleidsverklaring met elkaar worden afgesproken. Daarnaast moeten we ervoor zorgen dat we goede doelstellingen stellen en dat ARBO, gezondheid en veilig werken dagelijks onderdeel is van de bedrijfsprocessen.

Bijvoorbeeld in inkoop, als we werken met gevaarlijke stoffen om dingen schoon te maken, kunnen we dat vervangen door minder schadelijke stoffen of stoffen die in ieder geval niet bijtend zijn op het moment dat we die op de huid krijgen. Dat zijn dingen waar je over na gaat denken en waarvan je de risico’s in kaart gaat brengen. Dat komt dadelijk in het volgende deel naar voren en ga je heel concreet mee aan de slag. Maar dat valt of staat uiteindelijk wel met de middelen en de tijd die ter beschikking wordt gesteld vanuit de directie en hoe belangrijk het daarvoor is.

Er is niets lastiger dan een veiligheidscultuur creëren op het moment dat de directie er zelf geen aandacht aan besteedt.

Veiligheid

Veiligheid hoort overal voorop te staan. In veiligheidslabs gaat het zelfs zo ver dat bijvoorbeeld veiligheid het eerst agendapunt moet zijn als je op een bepaald niveau van de ladder komt. Dat vraagt ISO 45001 niet direct van je. Wel is het van belang dat je aantoont dat veiligheid, gezond en veilig werken in alle onderdelen van je bedrijf terugkomt.

Op het moment dat er bijvoorbeeld een managementvergadering is, gaat het daar ook om eventuele ongevallen die er zijn geweest. En op het moment dat er een inkoopbeleid wordt afgesproken, wordt er ook gekeken naar welke eisen er gesteld worden ten opzichte van leveranciers. Als je met onderaannemers werkt of zaken uitbesteedt, ga je wellicht ook nadenken over het eisen van VCA of zelfs ISO 45001. Je hebt vrijheid in hoe ver je wilt gaan, maar je moet wel continu blijven verbeteren.

Participatie en consultatie

Eén van de elementen die nieuw is ten opzichte van andere normen,(zoals ISO 9001 en 14001 en andere veiligheidsnormen) is het belang van het onderwerp participatie en consultatie. Het samen creëren van de juiste veiligheidscultuur en bewustzijn, is een belangrijk onderdeel van deze norm.

De paragraaf over dit onderdeel vraagt van bedrijven een ARBO- of veiligheidsteam samen te stellen die niet alleen bestaat uit alleen maar leidinggevende maar juist alle lagen van de organisatie. Dit team zal voor een deel in het managementsysteem geconsulteerd worden en voor een deel actief participeren. Zo moet er bijvoorbeeld geparticipeerd worden in het onderzoek naar incidenten en moet er participatie zijn op het gebied van risicoanalyse. Maar er moet ook worden meegedacht aan het beleid en over het vaststellen van je stakeholders.

80% van de bedrijven die starten met ISO 45001 en de eerste audit heeft, heeft bij paragraaf 5.4 een minor of een major afwijking omdat het niet ver genoeg is geïmplementeerd. Dus direct voor jou om op te schrijven: paragraaf 5.4 heeft echt heel veel aandacht nodig.

Je moet kunnen aantonen dat met alle punten die genoemd worden iets gedaan is, mensen getraind zijn die er iets mee moeten doen en er ook tijd voor krijgen (gedurende de werktijd) om af en toe eens bij elkaar te komen en er wat van te vinden. Er zijn natuurlijk legio methoden om dat te doen. Dit kan ook per onderwerp gesplitst worden over collega’s of teams. Daar zit wel vrijheid in. Je moet er wel voor zorgen dat degene die ermee bezig zijn niet alleen maar bestaan uit leidinggevenden.

Risicoanalyse

Als het goed is, ben je bekend met de ARBO RI&E die wettelijk gedaan moet zijn en moet worden getoetst vanaf een bepaalde grootte. Die ARBO RI&E moet je eigenlijk één keer in de zoveel tijd opnieuw opstellen, zelf of met online modules die er voor zijn.

ISO 45001 vraagt een veel actievere benadering. Bij kleine proceswijzigingen, nieuwe wetgeving of implementatie van nieuwe machines, kijk je naar de effecten op je risico’s. Daar zijn meerdere methodes voor. Je kunt op basis van waarschijnlijkheid en ernst kijken naar het risico. Het kan ook op basis van het zogenaamde Fine & Kinney methode, die wordt het meeste gebruikt in de ARBO-wereld. Je kijkt daarbij naar de kans, effecten en de duur van de blootstelling. Daar doe je een berekening op. Veiligheidstechnisch is het de bedoeling dat je vanuit het risico zoveel mogelijk eerst alle rode, dan oranje en dan pas de groene punten aanpakt.

Doelstellingen

Vanuit de risicoanalyse tref je maatregelen. Je houdt dus rekening met risico’s in de werkomgeving, procesactiviteiten op de projectlocaties, kantoorlocaties en risico’s rondom stress. Deze punten komen ook in de ARBO RI&E terug. Zorg er alleen voor dat het dynamischer wordt en er actiever mee wordt gewerkt dan dat je misschien op dit moment gewend bent.

Vanuit die punten kan het zijn dat we dingen moeten gaan verbeteren. Dat doe je aan de hand van doelstellingen. Je stelt doelstellingen op het gebied van ARBO, veiligheid, gezond en veilig werken. Dat doe je SMART. Je zorgt er dus voor dat je doelstellingen specifiek en meetbaar maakt, je kijkt wie eraan gekoppeld wordt, wat de deadline is en dit blijven we ook gedurende de periode evalueren.

Dat is heel erg van belang. Vooral die evaluatie is waar het vaak misgaat. Bedrijven kijken maar een keer per jaar of ze hun doelstellingen hebben behaald. Je kunt zo nooit bijsturen als je je doelstellingen niet hebt gehaald. Dus zorg er wel voor dat doelstellingen in ieder geval op de agenda blijven staan.

Communicatie

Aan de ene kant gaat het erom dat we de juiste competenties hebben en de juiste opleidingen. Denk bij VCA bijvoorbeeld aan de verplichte VCA-opleiding. Of denk aan de BAV-opleiding, opleiding preventiemedewerker, veiligheid en werken langs de weg. Je moet echt wel concreet en goed kijken naar wat voor opleidingsniveau je verwacht van je mensen en dat je daar een opleidingsplan voor opstelt. Aan de andere kant, de technische kant, moet je een onderhoudsprogramma hebben en ervoor zorgen dat alles tijdig wordt onderhouden en gekeurd.

Het volgende punt is communicatie en bewustzijn. Binnen de VCA kennen we al de term ‘toolboxen’. Die worden eigenlijk bij de ISO 45001 ook verwacht, alleen heet het geen toolbox. Iedereen moet zich bewust zijn van risico’s en maatregelen die genomen worden. Dus termen zoals taakrisicoanalyse, lasts minute risk analysis, LMRA zijn dingen waar je mensen bewust van moet maken. Dat ze dat moeten doen op het moment dat ze aan een nieuw project of op een nieuw projectlocatie beginnen. Ook is het opstellen van een programma van veiligheidsonderwerpen (gebaseerd op de grootste risico’s) belangrijk en daarbij het instrueren van de juiste kennis en kunde zodat mensen op een veilige manier kunnen werken.

Je ziet vaak genoeg gebeuren dat we als eis stellen dat het hele bedrijf op de werkvloer (bij de productie of in het magazijn bijvoorbeeld) veiligheidsschoenen gedragen moet worden maar de directeur of iemand van het management dat niet doet. Dat is natuurlijk het verkeerde voorbeeld en dat is ook iets wat tijdens een ISO 45001 audit naar voren komt. Daar letten ze heel concreet en heel streng op.

Soms komt het voor dat je in de productie looppaden hebt waar iemand zonder veiligheidsschoenen kan lopen. Dat mag, maar dan moet er ook daadwerkelijk binnen die lijnen worden gebleven. Het geven van het goede voorbeeld vanuit het management is een basisgedachte van bewustzijn wat ook tijdens een audit heel specifiek naar voren gaat komen.

Het gaat ook over communicatie en samenwerking tussen aannemer en onderaannemer, bijvoorbeeld in de bouw. En communicatie over de belangrijkste risico’s. Dus je moet je processen hebben ingericht en de communicatie-inzichten opgesteld. Dat zijn vaste elementen van de norm waarmee we ervoor zorgen dat we concreet bijdragen aan een veilige en gezonde werkomgeving.

Gedocumenteerde informatie

Mensen die veel met ISO te maken hebben, kennen waarschijnlijk de term ‘gedocumenteerde informatie’ al. De norm ISO 45001 vraagt niet heel hard om veel procedures of instructies, wel dat je dingen aantoonbaar moet maken met registraties.

Procedures en instructies die je opstelt bepaal je zelf vanuit een risicogedachte. Je moet op basis van de risico’s kijken of je werkafspraken mondeling kan afdekken of dat je het belangrijk vindt om daar de juiste procedures en instructies voor te schrijven.

Alle vormen van procedures, instructies en registraties moeten beheerst worden, en een versienummer, identificatie en beveiliging bevatten tegen ongewenst aanpassingen. Het zijn dingen waar je rekening mee moet houden om te zorgen dat de gedocumenteerde informatie waar we mee werken betrouwbaar is.

Maatregelen

Uiteindelijk kijken we qua maatregelen heel breed. Dat kunnen procedures zijn, technische zaken, overlegstructuren, beter mensen trainen, toolbox meetings om bewustzijn te creëren of werken met een werkvergunning voor aannemers die in een gevaarlijke productiemogelijkheden komen. Op veiligheidsgebied heb je een breed scala aan maatregelen die je kunt nemen.

De ARBO wet vraagt ook dat we de zogenaamde arbeidshygiënische strategie toepassen. Dat staat in ISO 45001 ook heel duidelijk benoemd. Je gaat risico’s afdekken door middel van maatregelen. In eerste instantie kijk je of je dat risico helemaal kunt ontlopen, de zogenaamde bronaanpak. Kan dat niet, dan kijk of je iets anders moet inzetten of processen zodanig veranderen dat het risico kleiner wordt. Daarna mag je kijken of er technische maatregelen nodig zijn, zoals een afzuiginstallatie bij blootstelling aan dampen rondom gevaarlijke stoffen. Als dat niet kan, kijken we naar zogenaamde instructies en administratieve maatregelen. En als dat niet mogelijk is of afdoende, mogen we teruggrijpen op de PVM’s .

Dit gaat in de praktijk vaak fout. Vaak proberen we risico’s af te dekken door direct naar een PVM te grijpen. Er is dan niet gekeken of er mogelijkheden zijn in de verschillende fases. Natuurlijk kan het zijn dat het financieel niet mogelijk is om een technische maatregel te nemen, of dat een bronaanpak niet mogelijk is. Maar je moet in ieder geval hebben nagedacht en kunnen aantonen dat je erover hebt nagedacht.

Dat wil ik jullie wel op het hart drukken: ga geen hele dikke boekwerken schrijven. Veiligheid wordt niet op papier gebouwd. Veiligheid zitten tussen het ermee omgaan en het bewustzijn.

De ARBO vraagt of we een noodplan hebben, dat we een BHV-organisatie hebben, BHV-oefeningen en dat mensen zijn opgeleid tot BHV’er. Dat vraagt ISO 45001 ook. Van daaruit is het tegelijkertijd van belang dat we dan ook scenario’s oefenen zoals ontruimingsoefeningen en/of BHV-oefeningen.

KPI’s

Met bepaalde risico’s wil je meten of je het goed doet. Je hebt bepaalde informatie die van belang is. Denk aan de medewerkerstevredenheid en het ziekteverzuim. Daar ga je zogenaamde voor KPI’s opstellen. Je houdt prestatiemeters bij, bijvoorbeeld als je je richt op 4% ziekteverzuim, om bij te houden hoe je daarop presteert. Die evaluatie is van belang om uiteindelijk de juiste informatie te krijgen om te verbeteren.

Vervolgens moeten we ook werken met interne audits en werkplekinspecties om te kijken of die projecten goed lopen. En ook actief werken met de wet- en regelgeving rondom risico’s. Bij een goede risico inventarisatie hoort ook wetgeving op ARBO-gebied, daar ben je ook verplicht om een overzicht van te maken. Vaak verwerk je dat tot een beheersplan. Er zijn online tools beschikbaar waar bedrijven zo’n omgeving voor je klaar kunnen zetten, waar je alle wet- en regelgeving die van toepassing zijn op jouw organisatie, inzichtelijk hebt. Je kunt het ook in een Excel bestand maken.

Alle relevante regels van de Arbowetgeving en onderliggende regelingen moet je borgen en toetsen of je daaraan voldoet. Dus je moet een register wet- en regelgeving hebben opgebouwd en op basis daarvan ga je minimaal jaarlijks toetsen of je eraan voldoet. Dat mag je zelf doen, maar kan ook eventueel worden uitbesteed. Gebruik je risico-inventarisatie als je zelf een opzet maakt want daar wordt vaak naar bepaalde regelingen in de ARBO-wet verwezen.

Interne audits

Voor de meeste mensen zijn interne audits wel bekend, zeker als je al eens met ISO en VCA hebt gewerkt. ISO 45001 vraagt ook dat je interne audits doet om vast te stellen of je voldoet aan de norm, maar ook of je voldoet aan afspraken en instructies die je zelf hebt opgesteld.

Daarnaast moet een keer per jaar vanuit de directie vast worden gesteld hoe het managementsysteem werkt: de zogenaamde directiebeoordeling. Er worden vaste onderdelen in de norm genoemd die je moet behandelen. Die bekijk je als directie zijnde met de juiste informatie en trekt enkele conclusies om daaruit input te geven om het systeem te verbeteren. Rondom incidenten, ongevallen, afwijkingen en corrigerende maatregelingen moet je procedures hebben, oorzaak analyses uitvoeren en corrigerende maatregelen om daarmee ervoor te zorgen dat je continue blijft verbeteren.

Tips

Plan:

• Stap 1: Bepaal doel en visie: je beleid. Wil je voldoen aan wet- en regelgeving met betrekking tot veiligheid, of bekend staan als het veiligste bedrijf van Nederland? Dit schrijf je op in je beleidsverklaring.
• Stap 2: Breng de risico’s en wettelijke eisen in kaart.
• Stap 3: doelstellingen opzetten.

Do:

• Stap 4: Stel taakomschrijvingen voor kritische functies op. Stel opleidingsbehoefte vast.
• Stap 5: Bepaal je interne en externe communicatie.
• Stap 6: Beheers je processen en registreer afwijkingen.
• Stap 7: Breng noodsituaties in kaart. Ga daar ook mee trainen en oefenen, zorg dat er een opgeleid BHV-team is die ermee aan de slag kan.

Check:

• Stap 8: Bepaal prestatiemeters en zet hiervoor registraties op.
• Stap 9: Voer een controle uit op de naleving van wet- en regelgeving en voer een interne audit uit.

Act:

• Stap 10: Voer de directiebeoordeling uit. Je bent klaar voor certificering.

Afsluiting

Bovenstaand is een transcript van een ISO 45001 webinar dat is gegeven op 20-02-2020. Je kunt dit webinar gratis en vrijblijvend terugkijken door jezelf hier aan te melden.